Conheça e evite 7 erros abomináveis nos e-mails

1. Títulos sem assunto definido ou sem título

Um Bom dia fulano pode ser uma introdução aceitável, mas jamais deve ser usado como título para uma mensagem. Lembre-se de que é possível que seu amigo, colega, cliente ou chefe vá vasculhar suas milhares de mensagens depois de semanas em busca de seu email, e com um título destes não há filtro de pesquisa que ajude.

2. Enrolar antes de ir ao assunto

Se você telefona para seu contato, pode ser de praxe perguntar sobre sua família ou o tempo, mas a conversa por email exige muito mais objetividade. Se quer perguntar algo, pergunte, se quer pedir, peça. Até porque dizer não respondendo ao email é bem mais fácil.

3. Escrever pela metade

É bem fácil presumir que a pessoa que vai receber já sabe da metade da história, ou que essa parte é óbvia. Muitas vezes não é o caso: suponha que ele receba sua mensagem no meio do dia, resolvendo meia dúzia de problemas, e se não entender intantaneamente sua mensagem, é bem provável que não faça o que você deseja. Além disso, ele pode reler o email daqui a 6 meses, será que vai lembrar dos detalhes óbvios do seu problema?

4. Formalidade a mais ou a menos

É difícil precisar o nível de formalidade que você deve assumir ao escrever uma mensagem, depende da natureza do relacionamento e do grau de intimidade entre as pessoas.

Mas considere que, ao escrever, não dispomos de todos os recursos que utilizamos ao falar pessoalmente por telefone. A pessoa não ouvirá seu tom de voz, se está gritando ou sussurrando, falando sério ou fazendo um gracejo.

Então, cada palavra conta. Formalidade demais pode parecer distanciado ou arrogante; formalidade de menos pode se confundir com falta de respeito, imaturidade ou vontade excessiva de agradar.

Receita pronta? bom senso e um pé atrás, ponto.

5. Falta de informações para contato

Ok, o seu endereço vai junto com a mensagem, mas geralmente não é o suficiente. Certifique-se de que no rodapé do seu email esteja configurado com seu nome, contato profissional, telefone e site da empresa. É o mínimo, e faz uma falta…

6. Usar email sempre, em qualquer situação.

Email é uma grande ferramenta, é pouco intrusivo e permite salvar cópias para referência futura. Mas não foi inventado para 100% das situações. Considere que às vezes um telefonema funciona melhor, dá um toque mais pessoal à conversa, bem como um feedback instantâneo, às vezes crucial para fechar um negócio ou conquistar um novo cliente.

7. Não revisar o email antes de enviar

Revisar o email antes de enviar é absolutamente essencial, básico, irremediável. Além dos erros de digitação, às vezes pensamos mais rápido do que escrevemos, e lá se vão palavras perdidas, frases mal feitas, e aquele de sentimento de ‘céus, como sou besta’ quando por acaso se relê a mensagem, dois dias depois.

Original Do you make these 7 mistakes when you write an email? Via Meta Executiva